Operations

Operations részleg folyamatainak leképezése a TOM-ban

Termék típus hierarchia kezelése

A terméktípusok az alábbi hierarchia szerint kerülnek rögzítésre:

  1. Termék típus ("Kollekció"), pl: Vinylize
    1. Termék, pl: Bank
      1. Termékváltozat, pl: VGR1

Kollekciók

Operations / Collections oldal

Termékek

Operations / Models oldal

Kép rendelése termékhez/kollekcióhoz

A rendszer lehetőséget nyújt képet rendelni termékhez vagy kollekcióhoz. A képet először töltsük fel a \\192.168.0.2\Web\tom_images mappába. Ha nincs jogunk a mappához, kérjen segítséget a rendszergazdától.

A kép feltöltése után győződjünk meg róla, hogy az elérhető a világhálóról. Nyissuk meg a képhez kapcsolódó címet, ami az alábbiak szerint kerül meghatározásra:

Fájl helyi neve: \\192.168.0.2\Web\tom_images\SIZE\VINYL\19002.jpeg

Fájl címe: http://www.tiptonwholesale.com/tom_images/SIZE/VINYL/19002.jpeg

Ha meg tudjuk nyitni a képet böngészőből, akkor a TOM is fogja tudni használni azt a különböző felületeken és riportokban.

 

Raktárkészlet nyilvántartás

Egy adott cikk kerülhet rögzítésre termékként, vagy alkatrészként a TOM-ban. A kettő közötti lényegi különbségeket az alábbi táblázat foglalja össze:

Termék Alkatrész
  • Három-szintű csoportosítás (pl. POP material - Öv - Fekete)
  • Automatikusan generált SKU kód 
  • Megrendelés tételként rögzíthető
  • Számlán és hasonló dokumentumokon szerepel
  • Van ára
  • Történetiség (mikor, ki történt vele, ki foglalkozott vele)
  • Tételesen és állapotonként kerül nyilvántartásra
  • Követhető a megrendelésekből fakadó leszállítandó darabszám igény
  • Egy termék több alkatrészből tevődhet össze
  • Két-szintű csoportosítás (pl. Film - Erotikus)
  • Lehet tételesen vagy tömegesen nyilvántartani
  • Hierarchikusan rögzíthető (egy alkatrész több alkatrészből tevődhet össze)
  • Korlátlan darabszámban lehet nyilvántartani (tömeges nyilvántartás esetén)
  • Utánrendelés folyamat támogatása (mikor kell leadni a következő utánrendelést, és hány darabot kell rendelni, hogy ki tudjuk elégíteni a kint lévő megrendeléseket)

A TOM három lehetőséget ad a cég készleteinek kezelésére:

Termékek

Terméknek hívjuk azt, ami értékesítésre kerülhet. 

Termékek közé soroljuk a kész kereteket és más értékesíthető cikkeket (pl. öv, táska), illetve reklámtárgyakat (stand, poster, stb.) és bármi mást, amit tételesen szeretnénk feltüntetni a megrendelésen. Megrendeléshez közvetlenül csak terméket lehet rendelni, és csak terméket lehet kiszámlázni. 

A TOM lehetőséget nyújt a termékek tételes nyilvántartására. Ez alatt azt értjük, hogy minden egyes termék külön tételként kerül rögzítésre, és egyedi azonosítóval kerül megjelölésre. Ezen túl lehetséges - de nem kötelező - vonalkódot rögzíteni a termékre és azt a TOM-ban is a termékhez lehet kötni. Készlet követés szempontjából a vonalkód többek között a raktárkészlet ellenőrzésekor nyújt könnyítést, mivel elég a TOM-ban a megfelelő képernyőt megnyitni és vonalkód olvasóval beolvasni a raktárban található eszközöket. A tételes nyilvántartás adta további előny, hogy megtekinthető minden egyes eszköz történetisége, és a darabszámok állapotonként kerülnek összegzésre, tehát, látható, hogy egy adott keretből hány darabot kell még elkészíteni, hány darab van összeszerelés alatt, minőség-ellenőrzésen, raktáron, stb.

Alkatrészek

Alkatrésznek hívjuk azt, ami felhasználásra kerül a termékek előállítása során, beleértve az olyan cikket, amit a cég állított elő más alkatrészekből, de ami még nem nyilvánítható végterméknek (ilyen például a keretelő).

Alkatrészt lehet tételesen nyilvántartani, vagy tömegesen. Az alkatrészek tételes nyilvántartásának előnyei megegyeznek a termékek tételes nyilvántartásával. Többek között a keretelők tételesen kerülnek nyilvántartásra, mivel ez lehetőséget ad minden keretelő nyomon követésére, történetiségének megtekintésére, és leegyszerűsíti a raktárkészlet kezelését is. A tételes nyilvántartás hátránya, hogy sok erőforrást igényel mind a rendszer, és a rendszer kezelői szempontjából. Ezért csak a nagy értékű alkatrészeket érdemes tételesen nyilvántartani.

Csavarok, törlőkendők, és más kis értékű, nagy darabszámú cikkek tömegesen kerülnek nyilvántartásra. Ennek lényege, hogy csak egy darabszámot tartunk nyilván, és ezt a számot növeljük vagy csökkentjük.

Egy alkatrész több kisebb alkatrészből tevődhet össze. Lehetőség nyílik a nyilvántartási módszerek keverésére, tehát pl. a keretelőket tételesen tartjuk nyilván, de a keretelő gyártásakor felhasznált csavarokat, orrpapucsokat stb. lehet tömegesen nyilvántartani.

Alkatrészek, amelyek egyben termékek is

Van olyan cikk, ami egyszersmind végtermékként és alkatrészként is nyilvántartásra kerül. Ennek akkor van értelme, ha valamit szeretnénk feltüntetni a megrendelésen/számlán, és szeretnénk nyomon követni, hogy hány darab van készleten, de ezt nem szeretnénk tételesen megtenni, mivel nem igényeljük a tételes nyilvántartás adta előnyöket, vagy az túl sok erőforrást igényelne. Ilyen esetben az ugyan olyan elnevezésű alkatrészt alkatrészként kötjük a termékhez.

Termékek nyilvántartása

Termékeket lehet tételesen nyilvántartani, vagy lehet alkatrészt rendelni a termékhez, és az alkatrészt tartani nyilván. 

A terméktípusok az alábbi hierarchia szerint kerülnek rögzítésre:

  1. Termék típus ("Kollekció"), pl: Vinylize
    1. Termék, pl: Bank
      1. Termékváltozat, pl: VGR1

Tételes nyilvántartás engedélyezése

A termék nyilvántartás funkciót engedélyezni kell minden termékre, amit szeretnénk tételesen nyilvántartani. Az engedélyezést először a kollekción kell beállítani (Inventory Tracked? mező):

Ha a kollekcióra beállítottuk a tételes nyilvántartást, akkor alapértelmezetten az összes alátartozó termékre érvényes lesz. Ha a kollekcióba tartozó valamelyik terméket mégsem szeretnénk tételesen nyilvántartani, akkor ezt állítsuk be a termék soron:

Ezen túl termékváltozatonként is lehetőségünk van tiltani a tételes nyilvántartást:

SKU kód

A konkrét terméktípust az SKU azonosítja (Stock Keeping Unit). Az SKU az alábbi részekből tevődik össze:

Például: TACD-18BON-VBIB1-M

TACD 18BON VBIB1 M
KOLLEKCIÓ TERMÉK SZÍNKÓD TERMÉKVÁLTOZAT

A kollekciókhoz, termékekhez, és színkódokhoz rendelhető SKU résztag megadható a kapcsolódó űrlapokon:

Termékazonosító, vonalkód

Minden termék cikkhez a rendszer rendel egy egyedi azonosítót. Ezen túl lehetőség nyílik vonalkódot rendelni a cikkhez:

A vonalkódot lehet vonalkódolvasóval is rögzíteni miután kiválasztjuk a cikksort. 

Készlet ellenőrzése

Miután engedélyeztük az adott termékre a tételes nyilvántartást, a rendszerben számos helyen ellenőrizhetjük, hogy állapotonként hány darab termék van rögzítve a rendszerbe: 

Ezen túl két riport szolgál hasonló célt.

Product Inventory Summary jelentés

A jelentés a legegyszerűbben foglalja össze, hogy milyen termékből állapotonként (összeszerelés alatt, minőségellenőrzésen, leltáron stb.) hány darab van leltáron a cégnél. 

Production Plan  jelentés

A jelentésben láthatjuk termékváltozatonként, hogy állapotonként hány darab van a cégnél, és a teljesítendő megrendelésekhez hány darabra lesz szükség a következő hetekben.

Todo:
- Termékek életciklusa

Alkatrészek nyilvántartása

Alkatrészeket lehet tételesen vagy tömegesen nyilvántartani. A kettő közötti különbség a Raktárkészlet nyilvántartás oldalon kerül kifejtésre: 

Alkatrészt lehet tételesen nyilvántartani, vagy tömegesen. Az alkatrészek tételes nyilvántartásának előnyei megegyeznek a termékek tételes nyilvántartásával. Többek között a keretelők tételesen kerülnek nyilvántartásra, mivel ez lehetőséget ad minden keretelő nyomon követésére, történetiségének megtekintésére, és leegyszerűsíti a raktárkészlet kezelését is. A tételes nyilvántartás hátránya, hogy sok erőforrást igényel mind a rendszer, és a rendszer kezelői szempontjából. Ezért csak a nagy értékű alkatrészeket érdemes tételesen nyilvántartani.

Alkatrész típusok az alábbi hierarchia szerint kerülnek rögzítésre:

  1. Alkatrész típus, pl: Screw
    1. Alkatrész, pl: Flatflex M1.2 - 07VI30023500

Alkatrész összetevők

Egy alkatrész típus lehet önálló, vagy lehet rögzíteni alá összetevőt, azaz alárendelt alkatrészt. A hierarchia többek között lehetőséget ad arra, hogy amikor bevételezünk egy alkatrész típust, akkor a rendszer automatikusan növelje az összetevők darabszámát is.

Ez a hierarchia lehet bármilyen mélységű. Példaként vizsgáljuk meg, hogy miből áll egy 1900 VQ03 típusú kerelő:

Alkatrészek tételes nyilvántartása

Tételes nyilvántartás engedélyezése

A tételes nyilvántartás funkciót engedélyezni kell minden alkatrészre, amit szeretnénk tételesen nyilvántartani. Az engedélyezést először az alkatrész típuson kell beállítani (Inventory Tracked? mező):

Ha az alkatrész típusra beállítottuk a tételes nyilvántartást, akkor alapértelmezetten az összes alátartozó alkatrészre érvényes lesz. Ha a típus alá tartozó valamelyik alkatrészt mégsem szeretnénk tételesen nyilvántartani, akkor ezt állítsuk be az alkatrész soron:

Készlet ellenőrzése

Miután engedélyeztük az adott alkatrésre a tételes nyilvántartást, a rendszerben számos helyen ellenőrizhetjük, hogy állapotonként hány darab van rögzítve a rendszerbe: 

Ezen túl az alábbi riport szolgál hasonló célt.

Frame Front Inventory Summary jelentés

A jelentésben láthatjuk, állapotokra bontva, hogy mely alkatrészből hány darab van nyilvántartva a rendszerben.

Alkatrészek tömeges nyilvántartása

Abban az esetben, ha tömegesen szeretnénk nyilvántartani az adott alkatrész típust, győződjünk meg róla, hogy ne legyen engedélyezve az alkatrész típusra a tételes nyilvántartás.

Tömegesen nyilvántartott alkatrészeknél a # in Stock és a # Updated On mezőkben láthatjuk, hogy hány darab van rögzítve a rendszerbe és, hogy ez a szám mikor volt utoljára megváltoztatva:

Darabszámok kézi változtatása

Az alkatrész darabszámok beállítására a +/- Stock és a Set Stock funkciók szolgálnak:

Set Stock funkció

Használjuk, ha be szeretnénk állítani, hogy jelenleg hány darab van készleten az adott alkatrészből.

+/- Stock funkció

Használjuk, ha szeretnénk valahány darab alkatrészt bevételezni vagy a nyilvántartásból kivenni. Az utóbbi esetben negatív számot adjunk meg a Quantity mezőbe.

Kattintsunk a Yes gombra, ha szeretnénk levonni az alkatrész összetevőinek darabszámából is (feltéve, hogy rögzítettünk összetevőt).

Felhasználás automatikus lekövetése

A rendszer automatikusan leköveti, ha egy alkatrész felhasználásra kerül. Ez két ponton történik:

  1. Termék összeszerelésekor a terméket alkotó alkatrészek levonásra kerülnek, amikor a termék átesik minőségellenőrzésen (azaz amikor a termék leltárba kerül)
  2. Csomaghoz köthető alkatrészek levonásra kerülnek amikor a csomag kiküldésre kerül

A terméket alkotó alkatrészek csak a termék minőségellenőrzése után kerülnek levonásra, a csomag kiküldésekor már nem.

Termék összetevőinek rögzítése

Az automatikus levonás funkció működéséhez a rendszerben rögzíteni kell, hogy mely termék milyen alkatrészekből tevődik össze. Ezt a Models oldalon lehet megtenni, a Components of Product táblázatban:

Rögzítéskor meg lehet adni, hogy egy termék összeszereléséhez hány alkatrészre van szükség:

Alkatrész automatikus kivétele csomag kiküldésekor

Csomag kiküldésekor a csomaghoz köthető alkatrészek automatikusan kivételezésre kerülnek. Csomaghoz kétféleképpen lehet alkatrészt rendelni. Ha az adott termék típushoz rögzítve van, hogy milyen alkatrészekből tevődik össze, akkor kiküldéskor a termék alkatrészei automatikusan kivételezésre kerülnek az alkatrész állományból.

Csomag kiküldésekor csak azon tömegesen nyilvántartott alkatrészek kerülnek automatikusan állományból kivételezve, amelyek olyan termékhez tartoznak, amelyek nincsenek tételesen nyilvántartva! Lásd: Termékek nyilvántartása

Ezen túl lehet egyszeri alkalommal a megrendelés tételhez rendelni alkatrészt az Orders képernyőn a Components táblázatban:

Az így megrendeléshez rendelt alkatrészek a megadott darabszámban kerülnek levonásra az alkatrész állományból (tehát a megadott darabszám nem kerül beszorzásra a termék tétel darabszámmal).

Alkatrész darabszám alakulásának visszatekintése

History funkció

A funkcióval többek között láthatjuk, hogy mikor, hogyan változott az alkatrész darabszáma. A fenti műveletek történetisége pl. így kerül megjelenítésre:

Component Summary jelentés

A jelentésben láthatjuk 

Todo:
- Termékek tételes megtekintése, történetisége stb.

Riportokkal kapcsolatos beállítások

Sales Quantity/Revenue Summary

Figyelem! A riportban csak azok a modellek jelennek meg, amelyeknél be van kattintva az "Included in Sales Reports?" opció! A beállítás megadható az egész kollekcióra, vagy azon belül bármely termékre. A rendszer elsődlegesen a termékre megadott beállítást veszi figyelembe, ha ott nincs rögzítve érték, akkor a kollekcióra megadott beállítás számít.

Figyelem! A riportban NEM jelennek meg a "termék szettek"!

Riport sablonok karbantartása

A riport sablonokat megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók tarthatják karban a System Settings / Shared Templates oldalról.

Sablon szerkesztésének menete:

  1. Válasszuk ki a megfelelő sablon típust a fenti listából
  2. Az alsó listában válasszuk ki a legújabb (legfelső, zölddel jelölt) sort
  3. Az Open Document funkciómenüből válasszuk ki a Save & Open File funkciót

  4. A rendszer a kiválasztott mappába lementi a sablont és megnyitja szerkesztésre
  5. Szerkesztés után az Upload Template gombbal tudjuk feltölteni a frissített sablont

A korább feltöltött sablonjaink nem kerülnek felülírásra, továbbra is elérhetők.

Pénznem/ország-specifikus sablonok

Egyes riportokhoz (pl. a Proforma Invoice és a Detailed Invoice) meg lehet adni pénznem / ország-specifikus sablonokat. Ez annyit jelent, hogy ha a rendszer olyan sablont talál, amelynek a fájlneve a megfelelő elő-kiterjesztéssel rendelkezik, akkor az olyan kiterjesztéssel rendelkező sablonok közül használja a legújabbat. 

Ezt legkönnyebb példával illusztrálni:

Táblázatok megfelelő formázása

Sablonokban található táblázatokat érdemes egész táblázatként formázni, tehát ne állítsunk be külön-külön formázást és rámkákat az egyes sorokra, hanem alkalmazzuk a Word-ből elérhető Table Tools / Design menüből elérhető táblázat formázás sablonokat:

Figyelem! A Table Tools csak akkor jelenik meg, ha a kurzort a táblázaton belülre helyezzük.