TOM kézikönyv T.O.M. Bemutató dokumentum T.O.M. Bemutató dokumentum Az alábbi összefoglaló dokumentumot Túri Vivien Patrícia írta az Edutus egyetem Gazdálkodási Menedzsment BA Levelező tanulmányai részeként 2021. májusában. Bevezetés A Tipton Global Kft. története 1998-ra nyúlik vissza, amikor Zack, a tulajdonos, Seattle-ben úgy döntött, hogy maga készíti el saját szemüvegkeretét, mivel sehol sem talált az ízlésének megfelelőt a piacon. 2000. nyarán az első prototípusok bemutatásra kerültek az Esztergomi szemüveggyárnak, remélve, hogy elkezdődhet a sorozatgyártás. 2002.-ben a gyár sajnálatos módon csődbe ment, ezzel a keretek gyártása is leállt egy időre. 2004.-ben Zack a bátyjával, Zoltánnal társulva létrehozta a Tipton Eyeworks márkát. Ez idő tájt még csak családi körben folyt a munka barátok segítségével. Ekkor még a beérkező rendeléseket egy egyszerű Excel táblában vezették, a számlákat és egyéb dokumentációkat is manuálisan állították ki. De a cég növekedésével egyre nagyobb volt az igény egy összetettebb rendszerre, ami egy helyre gyűjti az összes rendelkezésre álló adatot és könnyedén kinyerhetővé válnak a szükséges információk. Ezen kívül egy olyan rendszer kellett, ami automatizál bizonyos folyamatokat, illetve segíti a különböző területek számára a döntéshozatalt és a szükséges dokumentumok elkészítését. A Tipton saját fejlesztésű vállalatirányítási rendszere 2012-ben látta meg a napvilágot és azóta folyamatosan fejlődik a cég igényeinek megfelelően. Alapvetően a rendszer a cég nagykereskedelmi üzletvitelének részlegeit hivatott kiszolgálni. Ezeket négy nagy csoportra oszthatjuk, a kereskedelmire, ami a pénzügy egy részét is magában foglalja, a logisztikára, a gyártásra és a beszerzésre. Nézzük meg, hogy a TOM hogyan támogatja ezeket a területeket. Az alábbi egyszerű ábrán jól látható, hogy mik azok az adatok és információk, amit a TOM-on belül kezel a cég és mik azok az információk, amik rendszeren kívül áramlanak, például e-maileken, telefonon vagy személyesen. A kereskedelem és a pénzügy támogatása A rendszeren belül a kereskedők csapata és a pénzügyekkel foglalkozó kolléga az úgynevezett „Clients” fület használja leggyakrabban. Itt érhető el az összes számukra fontos információ. Minden vevőnek saját account-ja van, ahol bevezetésre kerülnek, a számlázási és szállítási címei, adószáma, hogy ki a kontakt személy és mi az elérhetősége, hogy milyen pénznemben fizet és mik a fizetési feltételek, illetve, hogy a Tiptonnál melyik kereskedőhöz tartozik. A vevőkön kívül lehetőség van ideiglenes vevőt és kiskereskedőt is rögzíteni. Minden egyes vevőhöz több lokáció is tartozhat különböző szállítási címekkel, így mikor beérkezik egy rendelés, nagyon fontos, hogy a helyesen történjen az adatbevitel és az áru majd jó helyre érkezzen. Kiválasztva egy adott vevőt, az almenüben a boltok mellett az összegzett rendelési információi is látszanak, úgymint, hogy mikor rendelt és melyik lokációban, hogy mikor lett kiszállítva, hány terméket rendelt és összesen mekkora értékben, illetve, hogy mikor fizetett. A harmadik alfülön a pénzügyi tranzakciók jelennek meg, ahol a rendelések teljesítése és a befizetések adatai szerepelnek. Ezen adatok alapján számolja ki a rendszer, hogy az adott vevőnek éppen mennyi tartozása van és azok fizetési határideje mikor jár le. Ebből a fülből lehet a vevők számára számlakivonatot kiexportálni, így ezt nem manuálisan kell elkészíteni és biztosan pontos lesz. A kereskedők munkáját támogatva a fentieken kívül még különböző statisztikák és összesítések is „kihúzhatók” a rendszerből, csak úgy, mint például, hogy összesen mennyi a kintlévősége a cégnek, hogy melyek ezek a vevők, akiknek lejárt tartozása van és hogy pontosan melyik rendelésekről van szó. Továbbá megnézhetjük, hogy egyes kereskedők teljesítménye milyen volt egy adott időszakot nézve, ezt persze szezonra vagy akár a vevők országaira is kivetíthetjük attól függően, hogy milyen információra van szükségünk. A logisztika támogatása Miután már megtörtént a vevők adatainak bevitele, a kereskedőktől többnyire e-mailen érkező rendeléseinek feldolgozása történik. Erre a logisztika az „Orders” fület használja. Itt a „Create a new record” gomb megnyomásával felugrik egy ablak, ahol megadhatjuk, hogy melyik vevő és annak melyik boltja rendelt, hogy milyen információs csatornán kaptuk a rendelést (telefonon, e-mailen, kiállításon), hogy kap-e kedvezményt, milyen pénznemben fizet, illetve, hogy a szállítás melyik fuvarozó céggel fog történni. A vevő rendeléseinek sorai az ablak felső felében láthatók, ezekre a kereső mezőbe beírt névvel lehet rákeresni. Az adott vevő egy rendelési sorára rákattintva alul megjelennek egy alfülön a rendelés részletei, pontosabban, hogy melyik termékeket rendelte és hány darabot. Ezeket a logisztikus maunálisan viszi be a kereskedő által közölt információk alapján, az alfülön elhelyezett „Create a new record” gomb segítségével. (Habár a későbbiekben a rendszer már megbízható és pontosan működik, a hibásan bevitt adatokat nem tudja szűrni, így e tekintetben még fennáll az emberi hiba lehetősége.) Itt egyébként megjelennek a termékek árai is, illetve miután a rendelés „élesítésre kerül”, már látható az elérhetőségük is, például „in stock”, „in production”, „backordered”. Ekkor már előlegszámla is generálható amit a kereskedő visszaigazolásként megküld a vevőknek. Minden elkészült terméknek saját vonalkódja van, ami tartalmazza a rá vonatkozó adatokat. Miután elkészült a rendelés minden összetevője, a „Shipments” alfülnél be kell vinni a kiküldés dátumát, a számla számát, a fuvarköltséget, a később elkészülő fuvarlevél számát, illetve ide kerül rögzítésre a rendelés egyedi „Shipment vonalkódja” is. A rendszer kizárólag azokat a termékeket engedi hozzárendelni a rendelés „shipment vonalkódjához”, amilyen termékeket tartalmaz a rendelés, így kizárva azt, hogy a vevő nem azt kapja, amit rendelt. Miután a rendelés összes terméke beolvasásra (és összecsomagolásra) került, akkor le kell zárni a rendelést és teljesítettre jelölni. (a „Clients” fülön ilyenkor jelenik meg a kifizetetlen tétel). Nagyon fontos, hogy rendelést lezárni csak a tényleges teljesítés napján szabad, hiszen innen számolódik a fizetési határidő. A rendszerből az „Orders” fül mellett, a rendelésre állva különböző szükséges dokumentációk generálhatók és nyomtathatók. Az egyik a szállítólevél, ami minden küldeményhez szükséges, itt rendelés adataiból nyeri ki az információt és tételesen kerülnek feltüntetésre a termékek, nagyon sok idős spórolva a manuális elkészítés helyett. Amennyiben a rendelés az EU-n kívülre megy, úgy egy másik, erre a célra létrehozott fülön vámos számlákat is generálhatunk egy előzőleg feltöltött sablon és a rendelés tényleges adatai alapján. Végül, ha már elkészültek a szállításhoz szükséges dokumentumok is és a fuvarlevélszám is bevitelre került, utolsó lépésként egy erre rendszeresített fül segítségével végszámlát generálunk, ami a rendelés végleges adatait tartalmazza. Eljuttatva a kereskedőhöz a logisztikus részéről ez igazolja a teljesítés tényét. A gyártás támogatása Míg a „clients” és az „orders” fülek a „Sales” modul alatt futnak, a gyártás az „operations” és „manufacturing” füleket használja leggyakrabban. Amikor a logisztika bevisz egy rendelést a rendszerbe, akkor a termékeket úgymond lefoglalja a rendszer, ha készleten vannak, ha nincsenek akkor pedig egy igényt generál. Ezek az információk alapján tud a gyártás tervezni, hogy melyek azok a termékek, amiket el kell készíteni és azoknak mi a határideje. Az „operations” modulon belül több fül is segíti a gyártást. A „models” fülön belül lehet megadni a termékek összes specifikácóját, például, hogy melyik kollekcióhoz tartoznak, mi az egyedi nevük, milyen színben elérhetők, mi az áruk és milyen alkatrészekből állnak. Ez utóbbi pontos vezetése a beszerzés számára is fontos, mivel amikor egy termék gyártásba kerül, akkor az alkatrészek is lefoglalásra kerülnek a készletből és a beszerzés innen látja, hogy milyen alapanyagok vannak fogyóban és mit kell rendelni. E mellett a „product inventory” fül segítségével megjeleníthető az összes termék a fontosabb adatokkal, illetve rá lehet szűrni a már készleten lévő lefoglalt termékekre, hogy mi az, ami épp gyártásban van, miket kell még gyártani, vagy éppen mik vannak elérhető állapotban. Itt is minden adattábla exportálható egy Excel-be és nyomtatható. A további fülek segítségével pedig lehetőségünk van az alkatrészek elérhetőségeinek ellenőrzésére, továbbá különböző statisztikák készítésére. Amikor a tényleges gyártás kezdődik, a „manufacturing” modult hívjuk segítségül. Itt lehetőségünk van feladatlapokat létrehozni és azt dolgozókhoz hozzárendelni. Ide vezetjük be listaszerűen az elkészítendő termékeket és itt változtathatjuk az aktuális státuszukat a gyártás folyamatától függően. Ez ad a logisztikának is egy visszajelzést, hogy egy-egy rendelés milyen készültségi szinten van. Illetve itt kapja meg az elkészült termék a saját egyedi vonalkódját, ami tartalmazza a rá vonatkozó adatokat, például, hogy ki készítette, hogy mikor és hogy milyen minőségi megjelölést kapott. Ezáltal, reklamációk esetén visszakövethetők ezek az adatok, amiből a cég dolgozói tanulhatnak. Ezen a modulon belül is kinyerhetők mindenféle statisztikák a termékek elkészítési idejére vonatkozóan, de a gyártásban dolgozók teljesítményére vonatkozóan is. A beszerzés támogatása A beszerzés első sorban a készletnyilvántartásra és az alkatrészek felhasználásnak ütemére támaszkodik. Ez a részleg így az „operations” modul „components by type” fülét használja. Itt az alkatrészek típusonként vannak csoportosítva. Az adott csoportra rákattintva lenyílik az alkatrészek listája, ahol mindegyikhez meg lehet adni minden szükséges adatot, csak úgymint anyagot, színt, a gyártó adatait, egyedi termékkódot, ha van, vagy akár beszerzési árat. A készlet mennyisége is itt kerül beállításra, illetve itt meg kell adni, hogy egy késztermékhez hány ilyen alkatrészt rendeljen hozzá a rendszer. Például egy kész szemüveghez hozzárendel a készletből a rendszer 2 darab lencsét, 2 darab szemüvegszárat, 4 darab szegecset, 2 darab csavart, 1 díszdobozt, 1 tokot, 1 törlőkendőt és egy kocka acetát anyagot. A készleteket ennek ellenére is rendszeresen ellenőrizni kell, mivel a selejteket sok esetben nem lehet egyesével manuálisan vezetni. Viszont így is megbízható számokat mutat a rendszer azok az alkatrészek esetében, ahol nincs selejt. Azt a minimális készletmennyiséget is be lehet állítani, ami alá nem csökkenhetnek a számok és a rendszer figyelmeztetést is küldhet ezzel kapcsolatban. Egy másik fontos modul, amit a beszerzés használ a „procurement”. A cégnek van egy partnervállalkozása, akitől nagy mennyiségű félkész terméket rendel. Ezek a rendelések vannak itt vezetve. A „gyártási rendelések” fül alatt vannak felsorolva a leadott rendelések időrendi sorrendben. A tábla tartalmazza, hogy milyen termékről van szó, milyen színben, hány darab, mikor lett a rendelés leadva és mi az elkészülési határideje. Egy adott rendelésre rákattintva megjelennek azok a funkciók is, ahol manuálisan lehet változtatni a készültségi státuszt is. A rendszer ezen moduljához van hozzáférése a partnervállalkozásnak is, hogy ők mindig aktualizálni tudják a gyártás folyamatait, információt adva a beszerzésnek a várható elkészülési időről, de jelenleg a gördülékeny adatbevitel még nem sikeres, mint ahogy a gyártás közben keletkező selejtek vezetése sem. Ebből a táblából is kinyomtatható a megrendelőlap és a szállítólevél is. Összegzés A jelenlegi formájában lévő TOM remekül lefedi a Tipton Global Kft. igényeit, nagyon sok időt és energiát megspórolva a felhasználóknak. Habár amíg az adatbevitel nem tökéletes bármelyik részleg részéről, addig történhetnek elcsúszások a folyamatokban tekintve, hogy a rendszer minden egysége ugyanazt az adatbázis halmazt használja. A vezetőség számára viszont a letisztított statisztikák nagyon nagy segítséget jelentenek akár stratégiai döntések meghozatalánál is, illetve természetesen a részlegek mindennapjait is megkönnyíti akár kintlévőség behajtásról van szó, akár egy alkatrész rendelésről.Verziótörténet 2021-04-28 2021-04-28 Order Priority oldalon "Set Delivery Deadline" funkció lassú, 30-50 másodpercig is fut A funkciót optimalizáltam, most pár másodperc alatt lefut. Orders oldalon ha új tételt próbálunk az Order Parts nézethez rendelni, akkor a felugró ablakban látszódjon a szín mező (át kell méretezni az ablakot) Order Priority nézetben lehessen manuálisan "PRODUCTION" állapotba helyezni egy megrendelést Az oldal alján van egy új funkciógomb erre - az összes funkció elérhető ami az “Orders” oldalon látható, plusz egy új “>> Production” funkció, ami a kiválasztott megrendelés állapotát “PRODUCTION”-ra állítja: Order Priority nézetben a "Comments" oszlop a második legyen (mert nem jegyzi meg?) Kész, de leteszteltem, és nekem működik az oszlopok sorrendjének megjegyzése is, így ha átrendezed az oszlopok sorrendjét, akkor újraindítás után is meg kéne, hogy jegyezze. Legyen egy új "Slow Tracked" oszlop az Order Priority nézetben (funkciógombbal) Létre hoztam az új oszlopot: A “Fast Tracked” oszlopot és ezt is írásvédetté tettem, használjuk a nézet alján elérhető `Fast Track` és `Slow Track` műveleteket: Assembly sheets oldalon vonalkódolvasóval ha beolvasunk keretelőt, akkor automatikusan hozzon létre egy "for stock" keret sort Változtattam a meglévő funkcionalitáson. Ha olyan keretelőt olvasunk be, ami szabad kerethez tartozik, akkor a szabad keretet a tálcához rendeli. Ha olyan keretelőt olvasunk be, ami nem tartozik egy kerethez sem, akkor létre hoz egy “Planned for Stock” keretet és a tálcához rendeli. Az elvégzett műveletről figyelmeztet az oldal alján. ​2021-05-05 2021-05-05 Convert Store to Client javítása Nem működött az alábbi gomb a Clients oldalon, javítottam: Néha felugrott a hiba ablak "unobserved task exception" Javítottam Store-t nem lehetett törölni Kapott egy “Deleted” mezőt, mostantól lehet törölni.2021-06-16 2021-06-16 A "Sample Shipment" számlákba a TOM automatikusan hozzáad fix termékeket a megrendeléstől függően. Ezeknek a neve "Tipton Eyewear Frame Sample" illetve "Tipton Eyewear Sunglasses Sample". A termék megnevezésén túl a termék anyagát is nevesítette. Viv kérte, hogy változtassunk ezen a szövegen az alábbiak szerint: Material: Cellulose-Acetate → Material: Cellulose-Acetate, HS code: 900311 Material: Cellulose-Acetate → Material: Cellulose-Acetate, HS code: 900410 A logikán változtattam, hogy ne fixen bele legyen égetve a kódba, hanem a "TEFS" illetve "TESS" SKU-val rendelkező, Parts kollekcióba tartozó termékek "Description"-jét és "Comments"-jét írja bele az invoiceba. Ezeket a Viv is tudja kezelni a jövőben: 2022-05-13 2022-05-13 Viv jelezte, hogy lassan nyílik meg a keret képernyő, ha az assembly sheet oldalról próbálja megnyitni az ember, és nem is érhetők el a gombok. Gyorsítottam rajta, levettem felesleges mezőket és átszerkesztettem, hogy három oszlopban jelenjenek meg a mezők. Most először kicsit lassan, de utána nagyon gyorsan jelenik meg. 2022-09-01 v2.0.1.330 [Viv] Product field is now editable on the Inventory Item form (both when opening from the Product Inventory page or the Assembly Sheets page). The field only shows products for the given model: [Csilla] Product Inventory now shows "QA Passed On" column both on the Product Inventory as well as Assembly Sheets views: [LLL] Help menu got a new icon and help pages now load within the application: [Viv] Bugfix: some reports were generated improperly, for example "PACKING_LIST_ORDER"; fixed: [LLL] Fixed issue where read-only date fields disregarded an attached "FormatString" attribute and showed a time component always: [LLL] Added little question mark to column headers where a description is available: [LLL] Improved handling of aggregate exceptions: 2022-09-22 v2.0.1.333 2022-09-22 v2.0.1.333 New Sales Reps Report So this is what the report looks like: I've highlighted where you have to select one of the sales reps, the numbers then update automatically. At the top you have some summary values, and then in the pivot table below you have it all broken down by month and lead source. If you want to see data for more than one rep, you can play with the pivot: I've also added a pivot chart that you can play around with: You can generate the report here: The report shows all sales reps for managers and admins, and only the current user's data for regular users. I also filtered the report to only show sales for sales reps who have a corresponding user set in TOM, so sales reps such as "Silas Seattle" or "Bernard King" are not included (but let me know if this is wrong): The template for this report can be maintained here: Things to do: (1) You will have to enter monthly average exchange rates for the current and past months when generating the report, so that TOM can calculate EUR sales values for HUF and USD sales: Here is a good website to get average monthly rates: https://www.x-rates.com/average/?from=EUR&to=HUF&amount=1&year=2022 Zack, if you want I can program TOM to grab these rates automatically and store it daily, but this would involve 4-6 hours of programming (expensive!). For now we agreed that you guys will just enter the rates manually. (2) It would be a good idea to go through and archive all old / inactive sales reps in TOM. You can just use the "Archive" button: (3) Seems to me that the lead source maybe is not always set properly? Looking at Roland for example all his sales in the last 3 months are "via email" or "traveling sample set". So you guys will have to pay attention to setting the lead source correctly.Operations Termék típus hierarchia kezelése A terméktípusok az alábbi hierarchia szerint kerülnek rögzítésre: Termék típus ("Kollekció"), pl: Vinylize Termék, pl: Bank Termékváltozat, pl: VGR1 Kollekciók Operations / Collections oldal SKU Code: Minden termékhez tartozik egy SKU (Stock Keeping Unit) kód. A kód első részét tudjuk itt megadni. Adjunk meg 2-4 karaktert. Inventory Tracked? A leltárkezelés rendszerben csak azok a terméktípusok követhetők, amelyekhez be van állítva ezen az oldalon ez a mező (a rendszer akkor veszi figyelembe az itt megadott beállítást, ha az nincsen megadva a termék űrlapon) Included in Production Plan? Szabályozza, hogy a Production Plan riportban mely termékek jelennek meg (a rendszer akkor veszi figyelembe az itt megadott beállítást, ha az nincsen megadva a termék űrlapon) Frame Collection? Azon terméktípusoknál állítsuk be, amelyekhez keretek tartoznak; többek között a különböző oldalakon látható keret darabszám mezők csak azon termékeket veszik figyelembe, amelyek Frame Collection kollekcióba tartoznak Included in Sales Reports? Szabályozza, hogy a különböző eladási riportokban (pl. Sales Revenue Summary) mely termékek jelennek meg (a rendszer akkor veszi figyelembe az itt megadott beállítást, ha az nincsen megadva a termék űrlapon) Termékek Operations / Models oldal SKU Code: Minden termékhez tartozik egy SKU (Stock Keeping Unit) kód. A kód második részét tudjuk itt megadni. Adjunk meg 2-4 karaktert. Inventory Tracked? A leltárkezelés rendszerben csak azok a terméktípusok követhetők, amelyekhez be van állítva ezen az oldalon ez a mező (a rendszer akkor veszi figyelembe az itt megadott beállítást, ha az nincsen megadva a termékváltozat űrlapon) Included in Production Plan? Szabályozza, hogy a Production Plan riportban mely termékek jelennek meg (a rendszer akkor veszi figyelembe az itt megadott beállítást, ha az nincsen megadva a termékváltozat űrlapon) Included in Sales Reports? Szabályozza, hogy a különböző eladási riportokban (pl. Sales Revenue Summary) mely termékek jelennek meg (a rendszer akkor veszi figyelembe az itt megadott beállítást, ha az nincsen megadva a termékváltozat űrlapon) Kép rendelése termékhez/kollekcióhoz A rendszer lehetőséget nyújt képet rendelni termékhez vagy kollekcióhoz. A képet először töltsük fel a \\192.168.0.2\Web\tom_images mappába. Ha nincs jogunk a mappához, kérjen segítséget a rendszergazdától. A kép feltöltése után győződjünk meg róla, hogy az elérhető a világhálóról. Nyissuk meg a képhez kapcsolódó címet, ami az alábbiak szerint kerül meghatározásra: Fájl helyi neve: \\192.168.0.2\Web\tom_images\SIZE\VINYL\19002.jpeg Fájl címe: http://www.tiptonwholesale.com/tom_images/SIZE/VINYL/19002.jpeg Ha meg tudjuk nyitni a képet böngészőből, akkor a TOM is fogja tudni használni azt a különböző felületeken és riportokban. Raktárkészlet nyilvántartás Egy adott cikk kerülhet rögzítésre termékként, vagy alkatrészként a TOM-ban. A kettő közötti lényegi különbségeket az alábbi táblázat foglalja össze: Termék Alkatrész Három-szintű csoportosítás (pl. POP material - Öv - Fekete) Automatikusan generált SKU kód Megrendelés tételként rögzíthető Számlán és hasonló dokumentumokon szerepel Van ára Történetiség (mikor, ki történt vele, ki foglalkozott vele) Tételesen és állapotonként kerül nyilvántartásra Követhető a megrendelésekből fakadó leszállítandó darabszám igény Egy termék több alkatrészből tevődhet össze Két-szintű csoportosítás (pl. Film - Erotikus) Lehet tételesen vagy tömegesen nyilvántartani Hierarchikusan rögzíthető (egy alkatrész több alkatrészből tevődhet össze) Korlátlan darabszámban lehet nyilvántartani (tömeges nyilvántartás esetén) Utánrendelés folyamat támogatása (mikor kell leadni a következő utánrendelést, és hány darabot kell rendelni, hogy ki tudjuk elégíteni a kint lévő megrendeléseket) A TOM három lehetőséget ad a cég készleteinek kezelésére: Termékek tételes nyilvántartása Alkatrészek tételes nyilvántartása Alkatrészek tömeges nyilvántartása Termékek Terméknek hívjuk azt, ami értékesítésre kerülhet. Termékek közé soroljuk a kész kereteket és más értékesíthető cikkeket (pl. öv, táska), illetve reklámtárgyakat (stand, poster, stb.) és bármi mást, amit tételesen szeretnénk feltüntetni a megrendelésen. Megrendeléshez közvetlenül csak terméket lehet rendelni, és csak terméket lehet kiszámlázni. A TOM lehetőséget nyújt a termékek tételes nyilvántartására. Ez alatt azt értjük, hogy minden egyes termék külön tételként kerül rögzítésre, és egyedi azonosítóval kerül megjelölésre. Ezen túl lehetséges - de nem kötelező - vonalkódot rögzíteni a termékre és azt a TOM-ban is a termékhez lehet kötni. Készlet követés szempontjából a vonalkód többek között a raktárkészlet ellenőrzésekor nyújt könnyítést, mivel elég a TOM-ban a megfelelő képernyőt megnyitni és vonalkód olvasóval beolvasni a raktárban található eszközöket. A tételes nyilvántartás adta további előny, hogy megtekinthető minden egyes eszköz történetisége, és a darabszámok állapotonként kerülnek összegzésre, tehát, látható, hogy egy adott keretből hány darabot kell még elkészíteni, hány darab van összeszerelés alatt, minőség-ellenőrzésen, raktáron, stb. Alkatrészek Alkatrésznek hívjuk azt, ami felhasználásra kerül a termékek előállítása során, beleértve az olyan cikket, amit a cég állított elő más alkatrészekből, de ami még nem nyilvánítható végterméknek (ilyen például a keretelő). Alkatrészt lehet tételesen nyilvántartani, vagy tömegesen. Az alkatrészek tételes nyilvántartásának előnyei megegyeznek a termékek tételes nyilvántartásával. Többek között a keretelők tételesen kerülnek nyilvántartásra, mivel ez lehetőséget ad minden keretelő nyomon követésére, történetiségének megtekintésére, és leegyszerűsíti a raktárkészlet kezelését is. A tételes nyilvántartás hátránya, hogy sok erőforrást igényel mind a rendszer, és a rendszer kezelői szempontjából. Ezért csak a nagy értékű alkatrészeket érdemes tételesen nyilvántartani. Csavarok, törlőkendők, és más kis értékű, nagy darabszámú cikkek tömegesen kerülnek nyilvántartásra. Ennek lényege, hogy csak egy darabszámot tartunk nyilván, és ezt a számot növeljük vagy csökkentjük. Egy alkatrész több kisebb alkatrészből tevődhet össze. Lehetőség nyílik a nyilvántartási módszerek keverésére, tehát pl. a keretelőket tételesen tartjuk nyilván, de a keretelő gyártásakor felhasznált csavarokat, orrpapucsokat stb. lehet tömegesen nyilvántartani. Alkatrészek, amelyek egyben termékek is Van olyan cikk, ami egyszersmind végtermékként és alkatrészként is nyilvántartásra kerül. Ennek akkor van értelme, ha valamit szeretnénk feltüntetni a megrendelésen/számlán, és szeretnénk nyomon követni, hogy hány darab van készleten, de ezt nem szeretnénk tételesen megtenni, mivel nem igényeljük a tételes nyilvántartás adta előnyöket, vagy az túl sok erőforrást igényelne. Ilyen esetben az ugyan olyan elnevezésű alkatrészt alkatrészként kötjük a termékhez.Termékek nyilvántartása Termékeket lehet tételesen nyilvántartani, vagy lehet alkatrészt rendelni a termékhez, és az alkatrészt tartani nyilván. A terméktípusok az alábbi hierarchia szerint kerülnek rögzítésre: Termék típus ("Kollekció"), pl: Vinylize Termék, pl: Bank Termékváltozat, pl: VGR1 Tételes nyilvántartás engedélyezése A termék nyilvántartás funkciót engedélyezni kell minden termékre, amit szeretnénk tételesen nyilvántartani. Az engedélyezést először a kollekción kell beállítani (Inventory Tracked? mező): Ha a kollekcióra beállítottuk a tételes nyilvántartást, akkor alapértelmezetten az összes alátartozó termékre érvényes lesz. Ha a kollekcióba tartozó valamelyik terméket mégsem szeretnénk tételesen nyilvántartani, akkor ezt állítsuk be a termék soron: Ezen túl termékváltozatonként is lehetőségünk van tiltani a tételes nyilvántartást: SKU kód A konkrét terméktípust az SKU azonosítja (Stock Keeping Unit). Az SKU az alábbi részekből tevődik össze: Például: TACD-18BON-VBIB1-M TACD 18BON VBIB1 M KOLLEKCIÓ TERMÉK SZÍNKÓD TERMÉKVÁLTOZAT A kollekciókhoz, termékekhez, és színkódokhoz rendelhető SKU résztag megadható a kapcsolódó űrlapokon: Termékazonosító, vonalkód Minden termék cikkhez a rendszer rendel egy egyedi azonosítót. Ezen túl lehetőség nyílik vonalkódot rendelni a cikkhez: A vonalkódot lehet vonalkódolvasóval is rögzíteni miután kiválasztjuk a cikksort. Készlet ellenőrzése Miután engedélyeztük az adott termékre a tételes nyilvántartást, a rendszerben számos helyen ellenőrizhetjük, hogy állapotonként hány darab termék van rögzítve a rendszerbe: Ezen túl két riport szolgál hasonló célt. Product Inventory Summary jelentés A jelentés a legegyszerűbben foglalja össze, hogy milyen termékből állapotonként (összeszerelés alatt, minőségellenőrzésen, leltáron stb.) hány darab van leltáron a cégnél. Production Plan  jelentés A jelentésben láthatjuk termékváltozatonként, hogy állapotonként hány darab van a cégnél, és a teljesítendő megrendelésekhez hány darabra lesz szükség a következő hetekben. Todo: - Termékek életciklusaAlkatrészek nyilvántartása Alkatrészeket lehet tételesen vagy tömegesen nyilvántartani. A kettő közötti különbség a Raktárkészlet nyilvántartás oldalon kerül kifejtésre: Alkatrészt lehet tételesen nyilvántartani, vagy tömegesen. Az alkatrészek tételes nyilvántartásának előnyei megegyeznek a termékek tételes nyilvántartásával. Többek között a keretelők tételesen kerülnek nyilvántartásra, mivel ez lehetőséget ad minden keretelő nyomon követésére, történetiségének megtekintésére, és leegyszerűsíti a raktárkészlet kezelését is. A tételes nyilvántartás hátránya, hogy sok erőforrást igényel mind a rendszer, és a rendszer kezelői szempontjából. Ezért csak a nagy értékű alkatrészeket érdemes tételesen nyilvántartani. Alkatrész típusok az alábbi hierarchia szerint kerülnek rögzítésre: Alkatrész típus, pl: Screw Alkatrész, pl: Flatflex M1.2 - 07VI30023500 Alkatrész összetevők Egy alkatrész típus lehet önálló, vagy lehet rögzíteni alá összetevőt, azaz alárendelt alkatrészt. A hierarchia többek között lehetőséget ad arra, hogy amikor bevételezünk egy alkatrész típust, akkor a rendszer automatikusan növelje az összetevők darabszámát is. Ez a hierarchia lehet bármilyen mélységű. Példaként vizsgáljuk meg, hogy miből áll egy 1900 VQ03 típusú kerelő: Alkatrészek tételes nyilvántartása Tételes nyilvántartás engedélyezése A tételes nyilvántartás funkciót engedélyezni kell minden alkatrészre, amit szeretnénk tételesen nyilvántartani. Az engedélyezést először az alkatrész típuson kell beállítani (Inventory Tracked? mező): Ha az alkatrész típusra beállítottuk a tételes nyilvántartást, akkor alapértelmezetten az összes alátartozó alkatrészre érvényes lesz. Ha a típus alá tartozó valamelyik alkatrészt mégsem szeretnénk tételesen nyilvántartani, akkor ezt állítsuk be az alkatrész soron: Készlet ellenőrzése Miután engedélyeztük az adott alkatrésre a tételes nyilvántartást, a rendszerben számos helyen ellenőrizhetjük, hogy állapotonként hány darab van rögzítve a rendszerbe: Ezen túl az alábbi riport szolgál hasonló célt. Frame Front Inventory Summary jelentés A jelentésben láthatjuk, állapotokra bontva, hogy mely alkatrészből hány darab van nyilvántartva a rendszerben. Alkatrészek tömeges nyilvántartása Abban az esetben, ha tömegesen szeretnénk nyilvántartani az adott alkatrész típust, győződjünk meg róla, hogy ne legyen engedélyezve az alkatrész típusra a tételes nyilvántartás. Tömegesen nyilvántartott alkatrészeknél a # in Stock és a # Updated On mezőkben láthatjuk, hogy hány darab van rögzítve a rendszerbe és, hogy ez a szám mikor volt utoljára megváltoztatva: Darabszámok kézi változtatása Az alkatrész darabszámok beállítására a +/- Stock és a Set Stock funkciók szolgálnak: Set Stock funkció Használjuk, ha be szeretnénk állítani, hogy jelenleg hány darab van készleten az adott alkatrészből. +/- Stock funkció Használjuk, ha szeretnénk valahány darab alkatrészt bevételezni vagy a nyilvántartásból kivenni. Az utóbbi esetben negatív számot adjunk meg a Quantity mezőbe. Kattintsunk a Yes gombra, ha szeretnénk levonni az alkatrész összetevőinek darabszámából is (feltéve, hogy rögzítettünk összetevőt). Felhasználás automatikus lekövetése A rendszer automatikusan leköveti, ha egy alkatrész felhasználásra kerül. Ez két ponton történik: Termék összeszerelésekor a terméket alkotó alkatrészek levonásra kerülnek, amikor a termék átesik minőségellenőrzésen (azaz amikor a termék leltárba kerül) Csomaghoz köthető alkatrészek levonásra kerülnek amikor a csomag kiküldésre kerül A terméket alkotó alkatrészek csak a termék minőségellenőrzése után kerülnek levonásra, a csomag kiküldésekor már nem. Termék összetevőinek rögzítése Az automatikus levonás funkció működéséhez a rendszerben rögzíteni kell, hogy mely termék milyen alkatrészekből tevődik össze. Ezt a Models oldalon lehet megtenni, a Components of Product táblázatban: Rögzítéskor meg lehet adni, hogy egy termék összeszereléséhez hány alkatrészre van szükség: Alkatrész automatikus kivétele csomag kiküldésekor Csomag kiküldésekor a csomaghoz köthető alkatrészek automatikusan kivételezésre kerülnek. Csomaghoz kétféleképpen lehet alkatrészt rendelni. Ha az adott termék típushoz rögzítve van, hogy milyen alkatrészekből tevődik össze, akkor kiküldéskor a termék alkatrészei automatikusan kivételezésre kerülnek az alkatrész állományból. Csomag kiküldésekor csak azon tömegesen nyilvántartott alkatrészek kerülnek automatikusan állományból kivételezve, amelyek olyan termékhez tartoznak, amelyek nincsenek tételesen nyilvántartva! Lásd: Termékek nyilvántartása Ezen túl lehet egyszeri alkalommal a megrendelés tételhez rendelni alkatrészt az Orders képernyőn a Components táblázatban: Az így megrendeléshez rendelt alkatrészek a megadott darabszámban kerülnek levonásra az alkatrész állományból (tehát a megadott darabszám nem kerül beszorzásra a termék tétel darabszámmal). Alkatrész darabszám alakulásának visszatekintése History funkció A funkcióval többek között láthatjuk, hogy mikor, hogyan változott az alkatrész darabszáma. A fenti műveletek történetisége pl. így kerül megjelenítésre: Component Summary jelentés A jelentésben láthatjuk Todo:- Termékek tételes megtekintése, történetisége stb. Riportokkal kapcsolatos beállítások Sales Quantity/Revenue Summary Figyelem! A riportban csak azok a modellek jelennek meg, amelyeknél be van kattintva az "Included in Sales Reports?" opció! A beállítás megadható az egész kollekcióra, vagy azon belül bármely termékre. A rendszer elsődlegesen a termékre megadott beállítást veszi figyelembe, ha ott nincs rögzítve érték, akkor a kollekcióra megadott beállítás számít. Figyelem! A riportban NEM jelennek meg a "termék szettek"! Riport sablonok karbantartása A riport sablonokat megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók tarthatják karban a System Settings / Shared Templates oldalról. Sablon szerkesztésének menete: Válasszuk ki a megfelelő sablon típust a fenti listából Az alsó listában válasszuk ki a legújabb (legfelső, zölddel jelölt) sort Az Open Document funkciómenüből válasszuk ki a Save & Open File funkciót A rendszer a kiválasztott mappába lementi a sablont és megnyitja szerkesztésre Szerkesztés után az Upload Template gombbal tudjuk feltölteni a frissített sablont A korább feltöltött sablonjaink nem kerülnek felülírásra, továbbra is elérhetők. Pénznem/ország-specifikus sablonok Egyes riportokhoz (pl. a Proforma Invoice és a Detailed Invoice) meg lehet adni pénznem / ország-specifikus sablonokat. Ez annyit jelent, hogy ha a rendszer olyan sablont talál, amelynek a fájlneve a megfelelő elő-kiterjesztéssel rendelkezik, akkor az olyan kiterjesztéssel rendelkező sablonok közül használja a legújabbat. Ezt legkönnyebb példával illusztrálni: Proforma generáláskor, ha a megrendelés országa "United States", és van sablon, amelynek a fájlneve a így végződik: "....United States.docx" - akkor a rendszer ezt a sablont használja. Pl. a fájlnév lehet ilyen: Proforma Invoice.United States.docx Ha a megrendelés pénzneme EUR, és van sablon, amelynek a fájlneve a így végződik: "....EUR.docx" - akkor a rendszer ezt a sablont használja. Pl. a fájlnév lehet ilyen: Proforma Invoice.EUR.docx USA dolláros megrendeléshez megfelelő fájlnév: Proforma Invoice.USD.docx Forint megrendeléshez a megfelelő fájlnév: Proforma Invoice.HUF.docx Táblázatok megfelelő formázása Sablonokban található táblázatokat érdemes egész táblázatként formázni, tehát ne állítsunk be külön-külön formázást és rámkákat az egyes sorokra, hanem alkalmazzuk a Word-ből elérhető Table Tools / Design menüből elérhető táblázat formázás sablonokat: Figyelem! A Table Tools csak akkor jelenik meg, ha a kurzort a táblázaton belülre helyezzük.HR Felhasználók kezelése A rendszerben rögzített felhasználókat a System Settings menüből, a Users linkre kattintva tudjuk kezelni: A nézet alapértelmezetten nem mutatja a törölt felhasználókat. Ehhez kapcsoljuk be a View - Show Deleted Rows beállítást: A táblázatban láthatjuk és lehetőségünk van szerkeszteni a felhasználó nevét, elérhetőségét, osztályát, beosztását, stb: Felhasználó jogosultságainak ellenőrzése A táblázatban láthatjuk (de nem szerkeszthetjük), hogy egy adott felhasználó mihez férhet hozzá: TOM hozzáférés: kinek honnan van jogosultsága belépni a TOM rendszerbe. Azon túl, hogy itt meg legyen a szükséges elérési jogosultsága, a felhasználó nem lehet törölt, és valamilyen szerepkörhöz is kell, hogy tartozzon ahhoz, hogy be tudjon lépni a TOM-ba. NAS hozzáférés? Jogosultság a hálózati mappák (public stb.) megnyitásához a Tipton irodából NAS VPN hozzáférés? Jogosultság belépni távolról a Tipton hálózatbaSales Overpayment kezelése Ügyfél egyenleg és túlfizetések kezelése Az Orders oldalon a Balance oszlopban láthatjuk, hogy egy megrendelés milyen mértékben került kifizetésre. Túlfizetés esetén pozitív számot látunk az oszlopban. Az adott megrendeléshez köthető összes tranzakciót az Orders → Transactions táblázatba rögzítsük. Túlfizetés esetén rögzíthetjük egy tételként, vagy szétbonthatjuk két tételre, ha a tranzakciólista nézetekben külön tételként szeretnénk látni a túlfizetést. Ebben az esetben rögzítsük a tranzakció azon részét, ami fedezi a megrendelést, mint Prepayment vagy Shipment payment, és külön, Overpayment típusú tranzakcióként rögzítsük a maradék összeget: Az Orders oldalon (a nézet frissítése után) láthatjuk, hogy az adott megrendelés túl lett fizetve: Az ügyfél következő megrendelésénél a generál Detailed Invoice (For Selected Order) már fogja a túlfizetést: A rendszer az "Invoice for shipment" követelés tétel kiszámolásánál is figyelembe fogja venni a korábbi túlfizetést. Megrendelés kedvezmény és akciócsomagok Megrendelés kedvezmény típusok Megrendeléshez háromféleképpen lehet kedvezményt rendelni: Lehet megadni egy százalékos kedvezményt a Discount mezőben, ebben az esetben a rendszer kiszámolja a kedvezmény értékét a megrendelt tételek végösszege alapján Lehet megadni fix kedvezményt a Fixed Discount mezőben Lehet akciócsomagot (Order Discount Package-et) rendelni a megrendeléshez Akciócsomagok A TOM lehetőséget nyújt akciós csomagok definiálására. Nyissuk meg a Configuration menüből az Discount Packages menüpontot: A következő oszlopokat látjuk: Minden csomaghoz három pénznemben lehet árat rendelni. Order Discount Package ár megrendeléshez rendelése Ha egy megrendelés egy akciócsomag keretében lett értékesítve, akkor válasszuk ki a csomagot a Discount Package mezőből. A csomag kiválasztása után a rendszer kiszámolja a Fixed Discount mező értékét úgy, hogy a Total megegyezzen az akciócsomagban megadott végösszeggel. A fenti példában a 2019 Summer Special Basic csomag ára 1740 EUR, így a kiszámolt kedvezmény: 2458.75 (megrendelt tételek összege) + 40 (shipping) - 1740 (csomag ára) = 758.75 EUR Jutalékszámítás Jutalék % beállítása Nyissuk meg a Sales Reps oldalt A felső táblázatban válasszuk ki az értékesítő kollégát, akinek be akarjuk állítani a jutalék százalékát, és kattintsunk a ceruza gombra: A felugró ablakban lehet beállítani, hogy mennyi jutalékot számít a TOM az adott értékesítőnek a meglévő ügyfelek megrendelései után (Commission mező) és az új ügyfelek megrendelései után ((1st year) mező). Prepayment fizetések kezelése Előleg (Prepayment) fizetések kezelése Ha az ügyfél előre fizet egy rendelést, akkor rögzítsünk Prepayment típusú tranzakciót a megrendeléshez: A rendszer az előleg fizetést a Detailed invoice riportok generálásakor szét fogja osztani a kiküldések között. A fenti példában €56 előleg fizetés látható, és két számla két kiküldésre. Az első számla értéke €46, ezért ha az ehhez a számlához tartozó kiküldéshez kérjük le a Detailed Invoice for Shipment dokumentumot, akkor láthatjuk, hogy a kiküldéshez tulajdonított egyenleg €0: A második számla értéke €145. Ha az ehhez a számlához tartozó kiküldéshez kérjük le a Detailed Invoice for Shipment dokumentumot, akkor láthatjuk, hogy a maradék előleg fizetés (€56 - €46 = €10) be van számítva a kiküldéshez tulajdonított egyenleg kiszámításába: Procurement Gyártási rendelés folyamat Teljes gyártási rendelés folyamat A rendelések részletes adminisztrációjához szükséges végigvinni minden rendelést az egész gyártási rendelés folyamaton. Ez a hétköznapokban annyit jelent, hogy minden megrendelés soron a következő gombokat kell használni az alábbi sorrendben: » Rendelés feladása » Rendelés befogadva » Gyártás folyamatban » Postázva (ha van megadva "Pécsett maradt" mennyiség akkor az alapján egy új megrendelés sor fog létrejönni) » Megérkezett (BP) » QC » QC kész (ha van visszaküldött keret akkor a rendszer ez alapján létrehoz egy új megrendelés sort) » Leltárba véve A sárgával kiemelt sorokat a beszállító kellene, hogy használja. Illetve még elérhető a Ɵ Sztornó funkció. Megrendelés történetisége A teljes gyártási rendelés folyamat adminisztrálásának előnye, hogy később vissza lehet tekinteni, hogy egy adott megrendelés mikor milyen állapotban volt, illetve lehet jelentéseket, statisztikákat készíteni, hogy milyen típusú kereteknél egy-egy folyamat lépés mennyi időt vett igénybe. A Megrendelés history funkcióval megnézhetjük egy adott rendelést múltját: Új gyártási rendelés Új gyártási rendelés rögzítése Új gyártási rendelést az erre a célra kifejlesztett oldalon tudunk rögzíteni. Kattintsunk az gombra. A Komponens mező egy legördülő lista: A Komponens mezőben azok a komponens típusok jelennek meg, amelyeknek a beszállítója "Retrofokusz": A Megrendelés azonosító mező automatikusan kitöltésre kerül a kiválasztott Komponens alapján, de szerkeszthető. A Szállítási határidő a következő munkanap plusz három hét. Tehát ha pénteken hozunk létre megrendelést, akkor a következő hétfő utáni harmadik hétfő kerül alapértelmezetten beállításra. Rendelés feladása A beszállító alapértelmezetten az újonnan létrehozott rendeléseket nem látja, amíg azok nem kerülnek feladásra. Gyártási rendelést a gombbal lehet továbbítani a beszállító felé. A gombra kattintva egy a rendszer megerősítést kér a művelet végrehajtására. Ezt követően lehetőség nyílik lementeni a Megrendelőlapot saját gépre. Megrendelőlap A megrendelőlapot a rendszer automatikusan felkínálja mentésre a gyártási rendelés feladása után. Ezen túl bármikor előállítható ha kiválasztunk egy rendelés sort az Új gyártási rendelés oldalról és rákattintunk a funkcióra. Megrendelőlap elemei Leadás dátuma: másnéven megrendelés dátuma, ez az a nap, amikor a megrendelés létre lett hozva a TOM-ban Határidő: ez megadható a megrendelés űrlapján a szállítási határidő mezőben Modell: a megrendelés létrehozásakor megadott komponens típus Színkód: a megrendelés létrehozásakor megadott komponens típus színkódja Lencse: ez fixen DEMO Mennyiség: a megrendelés létrehozásakor megadott megrendelt mennyiség Barázda: a megrendelt komponens típus színkódjához megadott barázda Kép: lásd lejjebb A színkódokhoz a Configuration / Colors oldalon rendelhető barázda: A megrendelőlaphoz a keretelőhöz kapcsolódó kerethez rendelt "Image URL #2" kerül beszúrásra:Lásd a Kép rendelése termékhez/kollekcióhoz oldalt! Beszállítói adminisztráció Rendelés befogadása Fontos befogadni a rendelést, mivel így tudod jelezni a Tipton felé, hogy a megrendelésről tudomást szereztél! Az új megrendelések világos sárga háttérrel jelennek meg, állapotuk: Rendelés elküldve: Kattintsunk a gombra! A művelet megerősítése után a sor sárga háttérrel jelenik meg, és RETRO: befogadva állapotba kerül: Gyártás megkezdése Fontos jelezni a Tipton felé, hogy megkezdtétek a gyártást, mivel a Tipton ez alapján tudja eldönteni, hogy mely megrendelések prioritási sorrendjén van még lehetőség változtatni! Kattintsunk a gombra! A felugró ablakban adjuk meg a gyártás tényleges kezdetét (alapértelmezetten a mai nap) és a kiindulási mennyiséget (becslét is jó): Az űrlapon megjegyzést is fűzhetünk a megrendeléshez. A művelet megerősítése után a sor barna háttérrel jelenik meg, és RETRO: folyamatban állapotba kerül: Rendelés kiküldése A megrendelés kiküldése funkció alkalmazása kötelező, mivel így tudod legenerálni az alkalmazásból a megrendeléshez kapcsolódó szállítólevelet! A szállítólevélen szerepel a megfelelő vonalkód, ami segít a Tiptonos kollégáknak a megrendelés beazonosításában. Kattintsunk a gombra! A felugró ablakban adjuk meg (1) A kiindulási mennyiséget, ha változott (2) Az elkészült mennyiséget, és (3) A Budapestre küldött darabszámot A kiküldés dátuma alapértelmezetten a mai nap, de átírható. Az OK gombra kattintás után alkalmunk adódik lementeni az automatikusan kigenerált szállítólevelet. A szállítólevelet később is elő tudjuk állítani a Szállítólevél készítése funkcióval: Ha segítségre szorul, vagy hibát észlel az alkalmazásban forduljon a gyártó felé: Érkeztetés és minőségellenőrzés Érkeztetés A beszállító által feladott rendelések zöld háttérrel kerülnek kiemelésre: Használjuk a funkciók valamelyikét! Mindkét esetben meg kell adnunk a beérkezett darabszámot: Az Érkezett mezőbe a teljes érkezett keret darabszámot írjuk akkor is, ha nem vesszük be az összes keretet. A leselejtezett vagy visszaküldött keretek darabszámának rögzítésére a » QC kész funkció alkalmazásakor lesz lehetőségünk. A Megérkezett funkció alkalmazása után a sor háttere világos lila lesz, és Megérkezett állapotba kerül; a QC funkció alkalmazása után a sor háttere lila lesz, és QC állapotba kerül: Minőségellenőrzés Minőségellenőrzés elvégeztével használjuk a funkciót és adjuk meg a bevett, a visszaküldött (javítandó) és visszaküldött (selejt) darabszámokat: A Tiptonnál maradt selejt darabszámot a rendszer kiszámolja a fentiek alapján. Egyszerűsített folyamat Felmerült az igény, hogy egy adott gyártási rendelés adminisztráció egyszerűbb és átláthatóbb legyen. Ezért két új funkció került bevezetésre: Mindkét gomb csak megfelelő jogosultsággal érhető el a TOM-ban. A Megérkezett admin nélkül gomb használható bármilyen rendelésen, ami az alábbi állapotokban van: Rendelés elküldve RETRO: befogadva RETRO: folyamatban A funkcióval az adott megrendelés Megérkezett állapotba kerül. A műveletet csak olyan megrendelésnél használjuk, ami teljes egészében kiküldésre került. Ha maradt még keret a beszállítónál, akkor vigyük végig a megrendelést a teljes folyamaton, mivel a Póstázva funkció automatikusan létre hoz új megrendelés sorokat abban az esetben, ha egyes keretek még a beszállítónál maradtak. A Leltárba véve admin nélkül gomb használható a következő állapotoknál: Megérkezett QC QC kész A funkcióval az adott megrendelés Lezárva állapotba kerül.