Raktárkészlet nyilvántartás

Egy adott cikk kerülhet rögzítésre termékként, vagy alkatrészként a TOM-ban. A kettő közötti lényegi különbségeket az alábbi táblázat foglalja össze:

Termék

Alkatrész

Három-szintű csoportosítás (pl. POP material - Öv - Fekete) Automatikusan generált SKU kód  Megrendelés tételként rögzíthető Számlán és hasonló dokumentumokon szerepel Van ára Történetiség (mikor, ki történt vele, ki foglalkozott vele) Tételesen és állapotonként kerül nyilvántartásra Követhető a megrendelésekből fakadó leszállítandó darabszám igény Egy termék több alkatrészből tevődhet össze

Két-szintű csoportosítás (pl. Film - Erotikus) Lehet tételesen vagy tömegesen nyilvántartani Hierarchikusan rögzíthető (egy alkatrész több alkatrészből tevődhet össze) Korlátlan darabszámban lehet nyilvántartani (tömeges nyilvántartás esetén) Utánrendelés folyamat támogatása (mikor kell leadni a következő utánrendelést, és hány darabot kell rendelni, hogy ki tudjuk elégíteni a kint lévő megrendeléseket)

A TOM három lehetőséget ad a cég készleteinek kezelésére:

• Termékek tételes nyilvántartása
• Alkatrészek tételes nyilvántartása
• Alkatrészek tömeges nyilvántartása

Termékek

Terméknek hívjuk azt, ami értékesítésre kerülhet. 

Termékek közé soroljuk a kész kereteket és más értékesíthető cikkeket (pl. öv, táska), illetve reklámtárgyakat (stand, poster, stb.) és bármi mást, amit tételesen szeretnénk feltüntetni a megrendelésen. Megrendeléshez közvetlenül csak terméket lehet rendelni, és csak terméket lehet kiszámlázni. 

A TOM lehetőséget nyújt a termékek tételes nyilvántartására. Ez alatt azt értjük, hogy minden egyes termék külön tételként kerül rögzítésre, és egyedi azonosítóval kerül megjelölésre. Ezen túl lehetséges - de nem kötelező - vonalkódot rögzíteni a termékre és azt a TOM-ban is a termékhez lehet kötni. Készlet követés szempontjából a vonalkód többek között a raktárkészlet ellenőrzésekor nyújt könnyítést, mivel elég a TOM-ban a megfelelő képernyőt megnyitni és vonalkód olvasóval beolvasni a raktárban található eszközöket. A tételes nyilvántartás adta további előny, hogy megtekinthető minden egyes eszköz történetisége, és a darabszámok állapotonként kerülnek összegzésre, tehát, látható, hogy egy adott keretből hány darabot kell még elkészíteni, hány darab van összeszerelés alatt, minőség-ellenőrzésen, raktáron, stb.

Alkatrészek

Alkatrésznek hívjuk azt, ami felhasználásra kerül a termékek előállítása során, beleértve az olyan cikket, amit a cég állított elő más alkatrészekből, de ami még nem nyilvánítható végterméknek (ilyen például a keretelő).

Alkatrészt lehet tételesen nyilvántartani, vagy tömegesen. Az alkatrészek tételes nyilvántartásának előnyei megegyeznek a termékek tételes nyilvántartásával. Többek között a keretelők tételesen kerülnek nyilvántartásra, mivel ez lehetőséget ad minden keretelő nyomon követésére, történetiségének megtekintésére, és leegyszerűsíti a raktárkészlet kezelését is. A tételes nyilvántartás hátránya, hogy sok erőforrást igényel mind a rendszer, és a rendszer kezelői szempontjából. Ezért csak a nagy értékű alkatrészeket érdemes tételesen nyilvántartani.

Csavarok, törlőkendők, és más kis értékű, nagy darabszámú cikkek tömegesen kerülnek nyilvántartásra. Ennek lényege, hogy csak egy darabszámot tartunk nyilván, és ezt a számot növeljük vagy csökkentjük.

Egy alkatrész több kisebb alkatrészből tevődhet össze. Lehetőség nyílik a nyilvántartási módszerek keverésére, tehát pl. a keretelőket tételesen tartjuk nyilván, de a keretelő gyártásakor felhasznált csavarokat, orrpapucsokat stb. lehet tömegesen nyilvántartani.

Alkatrészek, amelyek egyben termékek is

Van olyan cikk, ami egyszersmind végtermékként és alkatrészként is nyilvántartásra kerül. Ennek akkor van értelme, ha valamit szeretnénk feltüntetni a megrendelésen/számlán, és szeretnénk nyomon követni, hogy hány darab van készleten, de ezt nem szeretnénk tételesen megtenni, mivel nem igényeljük a tételes nyilvántartás adta előnyöket, vagy az túl sok erőforrást igényelne. Ilyen esetben az ugyan olyan elnevezésű alkatrészt alkatrészként kötjük a termékhez.