T.O.M. Bemutató dokumentum

T.O.M. Bemutató dokumentum

Az alábbi összefoglaló dokumentumot Túri Vivien Patrícia írta az Edutus egyetem Gazdálkodási Menedzsment BA Levelező tanulmányai részeként 2021. májusában.

Bevezetés

A Tipton Global Kft. története 1998-ra nyúlik vissza, amikor Zack, a tulajdonos, Seattle-ben úgy döntött, hogy maga készíti el saját szemüvegkeretét, mivel sehol sem talált az ízlésének megfelelőt a piacon. 2000. nyarán az első prototípusok bemutatásra kerültek az Esztergomi szemüveggyárnak, remélve, hogy elkezdődhet a sorozatgyártás. 2002.-ben a gyár sajnálatos módon csődbe ment, ezzel a keretek gyártása is leállt egy időre. 2004.-ben Zack a bátyjával, Zoltánnal társulva létrehozta a Tipton Eyeworks márkát. Ez idő tájt még csak családi körben folyt a munka barátok segítségével. Ekkor még a beérkező rendeléseket egy egyszerű Excel táblában vezették, a számlákat és egyéb dokumentációkat is manuálisan állították ki. De a cég növekedésével egyre nagyobb volt az igény egy összetettebb rendszerre, ami egy helyre gyűjti az összes rendelkezésre álló adatot és könnyedén kinyerhetővé válnak a szükséges információk. Ezen kívül egy olyan rendszer kellett, ami automatizál bizonyos folyamatokat, illetve segíti a különböző területek számára a döntéshozatalt és a szükséges dokumentumok elkészítését. A Tipton saját fejlesztésű vállalatirányítási rendszere 2012-ben látta meg a napvilágot és azóta folyamatosan fejlődik a cég igényeinek megfelelően. Alapvetően a rendszer a cég nagykereskedelmi üzletvitelének részlegeit hivatott kiszolgálni. Ezeket négy nagy csoportra oszthatjuk, a kereskedelmire, ami a pénzügy egy részét is magában foglalja, a logisztikára, a gyártásra és a beszerzésre. Nézzük meg, hogy a TOM hogyan támogatja ezeket a területeket. Az alábbi egyszerű ábrán jól látható, hogy mik azok az adatok és információk, amit a TOM-on belül kezel a cég és mik azok az információk, amik rendszeren kívül áramlanak, például e-maileken, telefonon vagy személyesen.

A kereskedelem és a pénzügy támogatása

A rendszeren belül a kereskedők csapata és a pénzügyekkel foglalkozó kolléga az úgynevezett „Clients” fület használja leggyakrabban. Itt érhető el az összes számukra fontos információ. Minden vevőnek saját account-ja van, ahol bevezetésre kerülnek, a számlázási és szállítási címei, adószáma, hogy ki a kontakt személy és mi az elérhetősége, hogy milyen pénznemben fizet és mik a fizetési feltételek, illetve, hogy a Tiptonnál melyik kereskedőhöz tartozik. A vevőkön kívül lehetőség van ideiglenes vevőt és kiskereskedőt is rögzíteni. Minden egyes vevőhöz több lokáció is tartozhat különböző szállítási címekkel, így mikor beérkezik egy rendelés, nagyon fontos, hogy a helyesen történjen az adatbevitel és az áru majd jó helyre érkezzen. Kiválasztva egy adott vevőt, az almenüben a boltok mellett az összegzett rendelési információi is látszanak, úgymint, hogy mikor rendelt és melyik lokációban, hogy mikor lett kiszállítva, hány terméket rendelt és összesen mekkora értékben, illetve, hogy mikor fizetett. A harmadik alfülön a pénzügyi tranzakciók jelennek meg, ahol a rendelések teljesítése és a befizetések adatai szerepelnek. Ezen adatok alapján számolja ki a rendszer, hogy az adott vevőnek éppen mennyi tartozása van és azok fizetési határideje mikor jár le. Ebből a fülből lehet a vevők számára számlakivonatot kiexportálni, így ezt nem manuálisan kell elkészíteni és biztosan pontos lesz. A kereskedők munkáját támogatva a fentieken kívül még különböző statisztikák és összesítések is „kihúzhatók” a rendszerből, csak úgy, mint például, hogy összesen mennyi a kintlévősége a cégnek, hogy melyek ezek a vevők, akiknek lejárt tartozása van és hogy pontosan melyik rendelésekről van szó. Továbbá megnézhetjük, hogy egyes kereskedők teljesítménye milyen volt egy adott időszakot nézve, ezt persze szezonra vagy akár a vevők országaira is kivetíthetjük attól függően, hogy milyen információra van szükségünk.

A logisztika támogatása

Miután már megtörtént a vevők adatainak bevitele, a kereskedőktől többnyire e-mailen érkező rendeléseinek feldolgozása történik. Erre a logisztika az „Orders” fület használja. Itt a „Create a new record” gomb megnyomásával felugrik egy ablak, ahol megadhatjuk, hogy melyik vevő és annak melyik boltja rendelt, hogy milyen információs csatornán kaptuk a rendelést (telefonon, e-mailen, kiállításon), hogy kap-e kedvezményt, milyen pénznemben fizet, illetve, hogy a szállítás melyik fuvarozó céggel fog történni. A vevő rendeléseinek sorai az ablak felső felében láthatók, ezekre a kereső mezőbe beírt névvel lehet rákeresni. Az adott vevő egy rendelési sorára rákattintva alul megjelennek egy alfülön a rendelés részletei, pontosabban, hogy melyik termékeket rendelte és hány darabot. Ezeket a logisztikus maunálisan viszi be a kereskedő által közölt információk alapján, az alfülön elhelyezett „Create a new record” gomb segítségével. (Habár a későbbiekben a rendszer már megbízható és pontosan működik, a hibásan bevitt adatokat nem tudja szűrni, így e tekintetben még fennáll az emberi hiba lehetősége.) Itt egyébként megjelennek a termékek árai is, illetve miután a rendelés „élesítésre kerül”, már látható az elérhetőségük is, például „in stock”, „in production”, „backordered”. Ekkor már előlegszámla is generálható amit a kereskedő visszaigazolásként megküld a vevőknek. Minden elkészült terméknek saját vonalkódja van, ami tartalmazza a rá vonatkozó adatokat.

Miután elkészült a rendelés minden összetevője, a „Shipments” alfülnél be kell vinni a kiküldés dátumát, a számla számát, a fuvarköltséget, a később elkészülő fuvarlevél számát, illetve ide kerül rögzítésre a rendelés egyedi „Shipment vonalkódja” is. A rendszer kizárólag azokat a termékeket engedi hozzárendelni a rendelés „shipment vonalkódjához”, amilyen termékeket tartalmaz a rendelés, így kizárva azt, hogy a vevő nem azt kapja, amit rendelt. Miután a rendelés összes terméke beolvasásra (és összecsomagolásra) került, akkor le kell zárni a rendelést és teljesítettre jelölni. (a „Clients” fülön ilyenkor jelenik meg a kifizetetlen tétel). Nagyon fontos, hogy rendelést lezárni csak a tényleges teljesítés napján szabad, hiszen innen számolódik a fizetési határidő. A rendszerből az „Orders” fül mellett, a rendelésre állva különböző szükséges dokumentációk generálhatók és nyomtathatók. Az egyik a szállítólevél, ami minden küldeményhez szükséges, itt rendelés adataiból nyeri ki az információt és tételesen kerülnek feltüntetésre a termékek, nagyon sok idős spórolva a manuális elkészítés helyett. Amennyiben a rendelés az EU-n kívülre megy, úgy egy másik, erre a célra létrehozott fülön vámos számlákat is generálhatunk egy előzőleg feltöltött sablon és a rendelés tényleges adatai alapján. Végül, ha már elkészültek a szállításhoz szükséges dokumentumok is és a fuvarlevélszám is bevitelre került, utolsó lépésként egy erre rendszeresített fül segítségével végszámlát generálunk, ami a rendelés végleges adatait tartalmazza. Eljuttatva a kereskedőhöz a logisztikus részéről ez igazolja a teljesítés tényét.

A gyártás támogatása

Míg a „clients” és az „orders” fülek a „Sales” modul alatt futnak, a gyártás az „operations” és „manufacturing” füleket használja leggyakrabban. Amikor a logisztika bevisz egy rendelést a rendszerbe, akkor a termékeket úgymond lefoglalja a rendszer, ha készleten vannak, ha nincsenek akkor pedig egy igényt generál. Ezek az információk alapján tud a gyártás tervezni, hogy melyek azok a termékek, amiket el kell készíteni és azoknak mi a határideje. Az „operations” modulon belül több fül is segíti a gyártást. A „models” fülön belül lehet megadni a termékek összes specifikácóját, például, hogy melyik kollekcióhoz tartoznak, mi az egyedi nevük, milyen színben elérhetők, mi az áruk és milyen alkatrészekből állnak. Ez utóbbi pontos vezetése a beszerzés számára is fontos, mivel amikor egy termék gyártásba kerül, akkor az alkatrészek is lefoglalásra kerülnek a készletből és a beszerzés innen látja, hogy milyen alapanyagok vannak fogyóban és mit kell rendelni. E mellett a „product inventory” fül segítségével megjeleníthető az összes termék a fontosabb adatokkal, illetve rá lehet szűrni a már készleten lévő lefoglalt termékekre, hogy mi az, ami épp gyártásban van, miket kell még gyártani, vagy éppen mik vannak elérhető állapotban. Itt is minden adattábla exportálható egy Excel-be és nyomtatható. A további fülek segítségével pedig lehetőségünk van az alkatrészek elérhetőségeinek ellenőrzésére, továbbá különböző statisztikák készítésére. Amikor a tényleges gyártás kezdődik, a „manufacturing” modult hívjuk segítségül. Itt lehetőségünk van feladatlapokat létrehozni és azt dolgozókhoz hozzárendelni. Ide vezetjük be listaszerűen az elkészítendő termékeket és itt változtathatjuk az aktuális státuszukat a gyártás folyamatától függően. Ez ad a logisztikának is egy visszajelzést, hogy egy-egy rendelés milyen készültségi szinten van. Illetve itt kapja meg az elkészült termék a saját egyedi vonalkódját, ami tartalmazza a rá vonatkozó adatokat, például, hogy ki készítette, hogy mikor és hogy milyen minőségi megjelölést kapott. Ezáltal, reklamációk esetén visszakövethetők ezek az adatok, amiből a cég dolgozói tanulhatnak. Ezen a modulon belül is kinyerhetők mindenféle statisztikák a termékek elkészítési idejére vonatkozóan, de a gyártásban dolgozók teljesítményére vonatkozóan is.

A beszerzés támogatása

A beszerzés első sorban a készletnyilvántartásra és az alkatrészek felhasználásnak ütemére támaszkodik. Ez a részleg így az „operations” modul „components by type” fülét használja. Itt az alkatrészek típusonként vannak csoportosítva. Az adott csoportra rákattintva lenyílik az alkatrészek listája, ahol mindegyikhez meg lehet adni minden szükséges adatot, csak úgymint anyagot, színt, a gyártó adatait, egyedi termékkódot, ha van, vagy akár beszerzési árat. A készlet mennyisége is itt kerül beállításra, illetve itt meg kell adni, hogy egy késztermékhez hány ilyen alkatrészt rendeljen hozzá a rendszer. Például egy kész szemüveghez hozzárendel a készletből a rendszer 2 darab lencsét, 2 darab szemüvegszárat, 4 darab szegecset, 2 darab csavart, 1 díszdobozt, 1 tokot, 1 törlőkendőt és egy kocka acetát anyagot. A készleteket ennek ellenére is rendszeresen ellenőrizni kell, mivel a selejteket sok esetben nem lehet egyesével manuálisan vezetni. Viszont így is megbízható számokat mutat a rendszer azok az alkatrészek esetében, ahol nincs selejt. Azt a minimális készletmennyiséget is be lehet állítani, ami alá nem csökkenhetnek a számok és a rendszer figyelmeztetést is küldhet ezzel kapcsolatban. Egy másik fontos modul, amit a beszerzés használ a „procurement”. A cégnek van egy partnervállalkozása, akitől nagy mennyiségű félkész terméket rendel. Ezek a rendelések vannak itt vezetve. A „gyártási rendelések” fül alatt vannak felsorolva a leadott rendelések időrendi sorrendben. A tábla tartalmazza, hogy milyen termékről van szó, milyen színben, hány darab, mikor lett a rendelés leadva és mi az elkészülési határideje. Egy adott rendelésre rákattintva megjelennek azok a funkciók is, ahol manuálisan lehet változtatni a készültségi státuszt is. A rendszer ezen moduljához van hozzáférése a partnervállalkozásnak is, hogy ők mindig aktualizálni tudják a gyártás folyamatait, információt adva a beszerzésnek a várható elkészülési időről, de jelenleg a gördülékeny adatbevitel még nem sikeres, mint ahogy a gyártás közben keletkező selejtek vezetése sem. Ebből a táblából is kinyomtatható a megrendelőlap és a szállítólevél is.

Összegzés

A jelenlegi formájában lévő TOM remekül lefedi a Tipton Global Kft. igényeit, nagyon sok időt és energiát megspórolva a felhasználóknak. Habár amíg az adatbevitel nem tökéletes bármelyik részleg részéről, addig történhetnek elcsúszások a folyamatokban tekintve, hogy a rendszer minden egysége ugyanazt az adatbázis halmazt használja. A vezetőség számára viszont a letisztított statisztikák nagyon nagy segítséget jelentenek akár stratégiai döntések meghozatalánál is, illetve természetesen a részlegek mindennapjait is megkönnyíti akár kintlévőség behajtásról van szó, akár egy alkatrész rendelésről.